gids 1 april 2026

E-facturatie is verplicht. Punt.

Vanaf 1 januari 2026 moet elke Belgische onderneming B2B-facturen elektronisch versturen én ontvangen via het Peppol-netwerk. Geen PDF meer. Geen Word-document meer. Een gestructureerd XML-bestand via een erkend platform.

Veel zelfstandigen weten dit nog niet. Of ze weten het, maar begrijpen niet wat het concreet betekent voor hun facturatieprogramma. Dit artikel legt het uit zonder omwegen.

Wat is Peppol en waarom moet je het gebruiken?

Peppol is een Europees netwerk voor elektronische documenten. Zie het als het postsysteem voor facturen — jij stuurt, de klant ontvangt, alles verloopts gestandaardiseerd en automatisch.

Je hebt een Peppol-ID nodig om facturen te sturen en ontvangen. Die krijg je via je facturatiesoftware. Elk Belgisch bedrijf heeft een Peppol-ID op basis van zijn KBO-nummer.

De overheid voert dit in omdat handmatige factuurverwerking jaarlijks miljarden kost aan administratie. Voor jou als ondernemer: minder foutief ingevoerde facturen, snellere betalingen, en een boekhouder die minder tijd spendeert aan het inboeken van je aankopen.

Wie moet overschakelen?

Alle Belgische btw-plichtige ondernemingen die B2B factureren — dus van bedrijf naar bedrijf.

Facturen aan particulieren (B2C) zijn voorlopig niet verplicht via Peppol, maar de software die je gebruikt moet het wel aankunnen.

Uitzonderingen zijn er nauwelijks. Als je een btw-nummer hebt en factureert aan andere bedrijven: dit geldt voor jou.

Welke software doet het correct?

Niet elke facturatietool ondersteunt Peppol op dezelfde manier. Let op dit onderscheid:

Volledige Peppol-integratie (versturen én ontvangen, automatisch):

Gedeeltelijke integratie of via omweg — vraag je leverancier expliciet of ze als Peppol Access Point zijn gecertificeerd. Sommige tools sturen PDF’s die ze zelf “e-facturen” noemen. Dat is niet hetzelfde.

Wat kost het?

De Peppol-registratie zelf is gratis. Je betaalt voor de facturatiesoftware die de koppeling regelt.

Accountable biedt een gratis plan aan waarmee je onbeperkt e-facturen kunt sturen en ontvangen. Voor de meeste eenmanszaken zonder complexe boekhouding is dat meer dan genoeg.

Dexxter kost €9/maand en voegt er BTW-aangifte aan toe — handig als je dat niet via je accountant wil regelen.

Stap voor stap overschakelen

  1. Controleer of je huidige software Peppol ondersteunt (vraag het letterlijk)
  2. Laat je registreren als Peppol-deelnemer via je software
  3. Stuur je eerste e-factuur ter test naar een collega-ondernemer
  4. Informeer je klanten dat ze voortaan e-facturen van jou ontvangen

Dat is het. Geen grote technische operatie. De meeste software doet dit in drie klikken.

Wat als je niets doet?

In theorie riskeer je een boete. In de praktijk is de handhaving in 2026 nog beperkt, maar dat verandert. En pragmatisch gezien: klanten die zelf al overschakeld zijn, verwachten e-facturen. Als jij dat niet kunt, is dat hun probleem maar ook het jouwe.

Conclusie

Koop dit als je een eenvoudige, goedkope oplossing wil die ook BTW-aangifte doet: Dexxter of Accountable.

Koop dit als je al Teamleader of Exact gebruikt: gewoon updaten en Peppol activeren.

Doe dit niet: wachten. De administratie rond je BTW-aangifte wordt er niet minder op als je facturen straks niet kloppen.

Veelgestelde vragen

Is e-facturatie verplicht voor B2C-facturen? Nee, nog niet. Voorlopig geldt de verplichting alleen voor B2B-facturen — van bedrijf naar bedrijf. Facturen aan particulieren mogen nog als PDF.

Wat als mijn klant geen Peppol-account heeft? Dan kan je de factuur niet elektronisch via Peppol sturen. In dat geval mag je nog een papieren of PDF-factuur sturen, maar je klant is dan zelf in overtreding als hij een btw-plichtige onderneming is.

Moet ik mijn KBO-nummer registreren? Ja, maar je facturatiesoftware doet dit automatisch bij de activatie van je Peppol-koppeling. Je hoeft zelf geen technische stappen te zetten bij de overheid.