Boekhoudsoftware voor advocaten in België: derdenrekening, urenregistratie en deontologie

Je bent advocaat in België. Je factureert per uur. Je ontvangt geld van cliënten voor zaken die je voert. Dit geld mag je niet zomaar in je bedrijfsrekening stoppen—het moet op een derdenrekening. En je moet exact kunnen aantonen welke uren je voor welke dossier hebt gewerkt.

Dit is niet standaard boekhouden. Dit is juridisch boekhouden.

De Orde van Vlaamse Balies (OVB), de Barreau de Bruxelles, de Barreau de Liège—ze hebben regels. Strenge regels. Je software moet deze respecteren, of je loopt risico’s.

Waarom standaard software niet volstaat

Veel advocaten proberen het met Exact Online of Teamleader. Dit gaat fout.

Derdenrekening

Als cliënt jou €10.000 betaalt voor een zaak, kan je dit geld niet direct gebruiken. Het hoort op een derdenrekening. Dit is geld van derden (je cliënten), niet van jou.

Standaardboekhoudpakketten zien dit als gewoon geld-in. Ze snappen niet dat dit geld gescheiden moet worden van je inkomsten.

Urenregistratie per dossier

Je werkt aan drie zaken tegelijk op een dinsdag. Acht uur werk. Deze acht uur moeten verdeeld zijn over dossier A (2 uur), dossier B (4 uur), dossier C (2 uur). Je factuur aan je cliënten moet dit exact weergeven.

Veel software kan dit niet. Of het kan het, maar het is omslachtig.

Provisies en erelonen

Soms werk je in samen-praktijk. Je verdient niet hetzelfde salaris—je verdient provisies gebaseerd op zaken die jij binnenhaalt. Of je betaalt gedeelde kosten.

Dit moet administratief juist zijn. De OVB controleert dit.

Facturatie conform deontologie

Je factuur aan je cliënt mag niet van alles bevatten. Bepaalde kostensoorten mogen niet zomaar vermengd worden. Je moet transparant zijn. De regels zijn steng.

De derdenrekening: het kernprobleem

Dit is waar alles om draait.

Een derdenrekening is een aparte bankrekening waar je geld van cliënten op ontvangt. Dit geld is niet van jou. Het hoort aan je cliënten toe. Je voert hiermee zaken uit (je betaalt rechtbanktaxen, je betaalt tegenpartij’s rechtsgeuige vorderingen, enzovoort), en wat overblijft, betaal je terug aan je cliënt.

Hiervan moet je administratie voeren. Exact.

• Cliënt A betaalt je €5.000. Dit moet op derdenrekening.
• Jij betaalt €800 rechtsgeuige vordering. Dit gaat van derdenrekening af.
• Jij betaalt €2.000 voorschot op je ereloon. Dit gaat van derdenrekening naar je zakelijke rekening.
• De rest betaal je terug aan cliënt A.

Je software moet dit kunnen scheiden van je normale boeking. Als je dit handmatig doet, gaat het fout. Garantie.

Urenregistratie: het dagelijkse werk

Dit moet makkelijk gaan, anders doe je het niet.

Je advocaat Bart werkt maandag 1 uur aan dossier A, woensdag 2 uur aan dossier B. Deze uren moet je registreren. Per dag. Per dossier. Met beschrijving.

Later factuur je:

• Dossier A: 1 uur × €300 = €300
• Dossier B: 2 uur × €350 = €700

Je software moet:

• Eenvoudig uren invoeren (ideaal: Bart voert zelf in wat hij gedaan heeft)
• Dit per dossier groeperen
• Tarief per dossier kunnen instellen (junior: €250/uur, senior: €400/uur)
• Een factuur genereren op basis van geregistreerde uren

Veel software kan dit. Maar niet alle.

Welke tools werken voor advocaten?

Exact Online

Exact Online is gebouwd voor professionals zoals advocaten. Het kan:

• Derdenrekeningen scheiden van normale rekeningen
• Urenregistratie per dossier
• Facturatie gebaseerd op geregistreerde uren
• Provisies berekenen
• Kostensoorten scheiden (wat mag op factuur, wat niet)

Het grote voordeel: Exact Online snapt advocatuur. Je hoeft niet alles handmatig te corrigeren.

Het nadeel: het is prijzig. En instellen is niet triviaal—je wilt hier tijd in steken, of je hebt een consultant nodig.

Voor grotere kantoren (5+ advocaten) is dit de standaard.

Yuki

Yuki is Belgisch en biedt modules speciaal voor advocaten.

Yuki kan:

• Derdenrekeningen beheren
• Urenregistratie
• Provisies
• Dossier-gekoppelde facturatie

Yuki voelt minder “onderneming” dan Exact Online en meer “kantoor”. Dit is eigenlijk een voordeel voor advocaten.

De prijs is lager dan Exact Online. Het is makkelijker in te stellen.

Voor middelgrote kantoren (3-10 advocaten) is Yuki een sterke keuze.

Teamleader

Teamleader biedt urenregistratie en projectbeheer. Je kunt dossiers als “projecten” zien. Advocaten gebruiken dit.

Teamleader kan:

• Uren per dossier registreren
• Facturatie op basis van uren
• Projectkosten bijhouden

Teamleader kan niet goed met derdenrekeningen omgaan. Dit is een groot probleem voor advocaten. Je zult hier handwerk moeten doen.

Voor solo-advocaten die eenvoudig willen blijven kan het. Voor kantoren met cliënten-geld: niet aan te raden.

Accountable

Accountable is voordelig en Belgisch. Maar het snapt advocatuurspecifieke zaken niet. Urenregistratie gaat moeizaam. Derdenrekening helemaal niet.

Alleen geschikt voor solo-advocaten met minimaal cliënten-geld.

CoManage

CoManage kan projecten (dossiers) volgen. Maar ervan af gespecialiseerd op advocatuur? Nee.

Urenregistratie kan. Derdenrekening niet goed.

Voor kleine kantoren kan het werken, maar je hebt altijd handwerk.

Billit

Billit is eenvoudig, maar advocatuur is ingewikkeld. Dit combinatie werkt niet.

Deontologische regels van de Orde

Dit is waar veel advocaten steken laten vallen.

De OVB (Orde van Vlaamse Balies) en vergelijkbare instellingen in Brussel en Wallonië hebben strikte regels over hoe je factureert en boekt. Enkele belangrijke punten:

Transparantie

Je factuur moet duidelijk zijn. Welke uren heb je gemaakt? Voor welke werkzaamheden? Met welk tarief?

Veel software factureert gewoon een bedrag. Advocaten moeten kunnen aantonen wat ze gedaan hebben.

Scheiding van geldstromen

Geld dat toebehoort aan cliënten (deposito’s, borgstelling) moet apart. Geld dat jij verdient (ereloon) moet apart.

Software die dit niet kan scheiden, is ongeschikt.

Retentierecht

Je mag ereloon inhouden van cliënten-geld (onder bepaalde voorwaarden). Dit moet administratief traceerbaar zijn.

Facturatieregels

Bepaalde kosten (bijvoorbeeld bepaalde administratiekosten) mogen niet zomaar op de cliënt afgewenteld worden. Je moet weten welke kosten je mag doorbelasten.

Je software moet dit kunnen afhandelen.

Praktische setup voor een advocatenkantoor

Stel je hebt vier dossiers tegelijk lopen:

• Dossier A (Cliënt X): Civiele zaak
• Dossier B (Cliënt Y): Strafzaak
• Dossier C (Cliënt Z): Arbeidszaak
• Dossier D (Cliënt W): Familierecht

Je advocaten (jij en twee collega’s) verdelen de uren.

Elke maand:

• Jij factureert uren per dossier
• Jij trekt ereloon van derdenrekeningen af (voor deposito’s)
• Jij betaalt terug wat over is
• Je genereert administratie voor de OVB

Dit moet soepel gaan. Je hebt niet het geduld voor handmatige post-processing.

Urenregistratie: hoe makkelijk moet het zijn?

Goed systeem:

• Advocaat Bart logt in, ziet zijn dossiers, klikt “Vandaag 3 uur aan dossier A gewerkt”, en klaar.
• System registreert datum, advocaat, dossier, uren. Klaar.
• Manager Lieve ziet maandoverzicht: totaal uren per dossier, totaal omzet.

Slecht systeem:

• Advocaat Bart moet naar formulier X, invulnummering, codes, en is driekwart per uur bezig met administratie per uur werk.

Je wilt het eerste. Dit bepaalt of je medewerkers dit echt doen, of zeggen “oh, ik vergeet het wel in te voeren”.

Facturatie en provisies

Stel Bart en Lieve werken samen aan dossier A. Bart heeft 10 uur op zaken-A, Lieve 8 uur.

Tarief: €400/uur.

Factuur: €7.200 totaal.

Verdeling: Bart krijgt provisie op zijn 10 uur (€4.000), Lieve op haar 8 uur (€3.200).

Je software moet dit kunnen:

• Twee advocaten aan één dossier toewijzen
• Uren per advocaat registreren
• Provisie automatisch verdelen gebaseerd op uren
• Dit in je boeking opvoeren (provisies zijn interne verdelingen, niet boekhoudkundig gescheiden)

Dit is niet standaard. Dit is advocaat-specifiek.

Kostensoorten en doorbelasten

Niet alle kosten mag je doorbelasten aan je cliënten.

Een nieuwe kantoortafel? Nee. Kantoorbenodigdheden voor die zaak? Ja. Jouw salaris? Nee. Honoraria van externe consultants voor deze zaak? Ja.

Je software moet zeggen: “Deze kostensoort mag doorbelasten, die mag niet.”

Dit helpt je fouten voorkomen.

Dossiers en facturatie

Een dossier is niet hetzelfde als een klant.

Cliënt X kan vijf dossiers tegelijk hebben. Je moet per dossier apart facturen kunnen maken.

Software moet:

• Dossiers aanmaken onder klanten
• Uren aan dossiers koppelen
• Aparte facturen per dossier genereren

Dit klinkt logisch. Veel software kan het niet.

Integratie met je bank

Je derdenrekening zit bij je bank. Je software moet dit kunnen zien.

Ideaal: je betaalt €1.000 aan rechtbank vanuit derdenrekening. Je software ziet dit vanuit je bankgegevens en koppelt het automatisch aan het dossier.

Dit gebeurt niet van nature. Je moet integratie configureren.

Controleer: kan je software aanhaken op je bankverbinding?

Controles en rapportage

De OVB controleert. Dit gebeurt. Je wilt geen verrassingen.

Je software moet kunnen rapporteren:

• Totaal derdenrekening per periode
• Totaal ereloon per periode
• Totaal kosten per dossier
• Overwrijvingen (geld dat van derdenrekening naar bedrijfsrekening gaat)

Dit moet in enkele klikken klaar staan.

Prijsklassen

Accountable: €20-50 per maand (niet geschikt) CoManage: €30-60 per maand (basaal) Teamleader: €60-200+ per maand (goed voor uren, zwak op derdenrekening) Yuki: €80-300+ per maand (sterke keuze voor advocaten) Exact Online: €150-500+ per maand (premium, professioneel)

Dit zijn richtlijnen.

Stap voor stap aan de slag

Stap 1: Inventariseer je situatie

Ben je solo of kantoor? Hoeveel dossiers tegelijk? Hoeveel advocaten? Hoeveel cliënten-geld op derdenrekening?

Stap 2: Controleer de OVB-regels

Lees de deontologische richtlijn van jouw balies. Welke eisen stellen zij? Dit bepaalt wat je software minimaal moet kunnen.

Stap 3: Test met echte dossiers

Neem drie recente dossiers. Voer ze in, registreer uren, factureer. Kijk of het soepel gaat.

Kan de software:

• Derdenrekening scheiden?
• Uren per dossier registreren?
• Factuur per dossier genereren?
• Ereloon inhouden van deposito?

Stap 4: Controleer accountant-feedback

Je accountant kent de regels. Vraag hun advies. Ze kunnen je wijzen op valkuilen.

Stap 5: Kies voor schaalbaarheid

Je kantoor groeit. Kies software die je mee kan groeien van solo naar vijf advocaten.

Veel gemaakte fouten

Fout 1: Cliënten-geld als normale inkomsten behandelen

Dit kan niet. Dit leidt tot foute aangiften en problemen met de OVB.

Zorg dat je software dit scheiden kan.

Fout 2: Uren niet registreren

“Ik schrijf wel op papier.” Nee. Dit werkt niet. Digitaal moet het zijn.

Fout 3: Ereloon niet afzonderlijk factureren

Je zet ereloon zomaar in dezelfde factuur als kosten. Dit is onduidelijk. Aparte post.

Fout 4: Geen administratie van overwrijvingen

Geld van derdenrekening naar je bedrijfsrekening—dit moet gedocumenteerd. Niet “en dan zeg ik er niks over”.

Tot slot

Advocaten hebben speciale behoeften. Standaard boekhoudpakketten snappen dit niet altijd.

Kies iets dat gebouwd is voor advocaten. Yuki of Exact Online. Niet omdat ze duurder zijn, maar omdat ze de regels snappen.

Je kantoor groeit. Je cliënten groeien. Je administratie groeit. Zorg dat je software dit kan volgen. En respecteer de regels van jouw orde—dit is niet onderhoudeling, dit is niet optioneel.

→ Vergelijk alle Belgische boekhoudsoftware op één pagina