Boekhouding voor architecten in België: erelonen, btw en facturatie

Je bent architect in België — een eigen bureau, een eenmanszaak, of een vennootschap met een paar medewerkers. Je tekent, je overlegt met aannemers, je volgt werven op. En dan is er die boekhouding: erelonen die je in fases factureert, een beroepsaansprakelijkheidsverzekering die je niet mag vergeten, en een btw-aangifte die net iets ingewikkelder is dan bij de gemiddelde zelfstandige.

Welke boekhoudsoftware sluit daar echt op aan? Hieronder lees je wat we zien bij Belgische architecten die hun administratie slim georganiseerd hebben — en welke tools daarbij passen.

Waarom architecten niet zomaar elk boekhoudpakket kunnen gebruiken

Een architectenpraktijk boekhoudt anders dan een freelance copywriter of een webshop. Een paar redenen:

• Gefaseerde facturatie: je factureert per projectfase (voorontwerp, definitief ontwerp, vergunningsaanvraag, uitvoering, oplevering), niet per verkochte eenheid
• Lange doorlooptijden: een project loopt soms twee jaar. Je moet weten wat er nog te factureren valt, project per project
• Verplichte verzekering en Orde-bijdrage: beroepsaansprakelijkheidsverzekering en je jaarlijkse bijdrage aan de Orde van Architecten zijn vaste, aftrekbare kosten die veel software niet standaard herkent
• Samenwerking met derden: ingenieurs, stabiliteitsstudies, EPB-verslaggevers — soms factureer je die kosten door aan de klant, soms zijn het eigen beroepskosten
• Software-abonnementen: AutoCAD, Revit, SketchUp, Archicad — dure, terugkerende licenties die correct geboekt moeten worden
• Btw op erelonen: meestal 21%, maar in bepaalde renovatiedossiers kan een deel van je diensten mee het verlaagd tarief van 6% volgen

Een generiek facturatieprogramma dat enkel “factuur versturen, klaar” kent, mist precies de context waarin een architectenbureau werkt: projecten die zich over maanden uitstrekken, met deelfacturen die je moet kunnen opvolgen.

De grote knelpunten — en wat je daarvoor nodig hebt

1. Voorschotfacturen en facturatie per projectfase

De meeste architecten factureren niet in één keer, maar volgens een vast stramien: bijvoorbeeld 10% bij opdrachtbevestiging, 30% bij het definitief ontwerp, 40% bij de vergunningsaanvraag en de rest gespreid over de uitvoeringsfase.

Wat je nodig hebt: software waarin je een project of dossier kan aanmaken, met meerdere deelfacturen die je aan dat ene project koppelt. Zo zie je in één oogopslag hoeveel van een ereloon al gefactureerd is en wat nog open staat — cruciaal bij projecten die anderhalf jaar lopen.

2. Beroepsaansprakelijkheidsverzekering en Orde-bijdrage

Als architect ben je wettelijk verplicht een beroepsaansprakelijkheidsverzekering af te sluiten, en je betaalt jaarlijks een bijdrage aan de Orde van Architecten (de huidige benaming: Orde der Architecten). Beide zijn volledig aftrekbare beroepskosten, maar worden vaak als eenmalige, jaarlijkse kost over het hoofd gezien in software die vooral op maandelijkse abonnementen is ingesteld.

Wat je nodig hebt: een categorie voor jaarlijkse vaste kosten, zodat je verzekeringspremie en Orde-bijdrage niet tussen de facturen verdwijnen bij je jaaraangifte.

3. Btw op erelonen: niet altijd 21%

Standaard reken je 21% btw aan op je architectenereloon. Maar bij renovatiewerken aan een woning ouder dan 10 jaar kan het verlaagd tarief van 6% van toepassing zijn op het geheel van de werken — en onder bepaalde voorwaarden ook op het aandeel van de architect binnen dat traject. De regels zijn strikt en hangen af van het type dossier, dus overleg dit steeds met je accountant.

Wat je nodig hebt: software die meerdere btw-tarieven per factuur toelaat, zodat je niet manueel moet corrigeren als een dossier onder het verlaagd tarief valt.

4. Software-abonnementen en materiaal correct boeken

AutoCAD, Revit, Archicad, SketchUp, een tekentablet, een goede monitor — de licenties en apparatuur van een architect zijn niet goedkoop. Sommige zijn direct aftrekbaar (kleinere abonnementen), andere moet je afschrijven over meerdere jaren (grotere investeringen zoals een nieuwe computer of plotter).

Wat je nodig hebt: software die het onderscheid maakt tussen directe kosten en afschrijvingen, en die je eraan herinnert wanneer een investering boven de afschrijvingsdrempel valt.

5. Doorfacturatie van onderaannemers en specialisten

Werk je samen met een stabiliteitsingenieur, een EPB-verslaggever of een landmeter, en factureer je hun kosten door aan de klant? Dan moet je die doorfacturatie correct verwerken — inclusief btw — zonder dat het je eigen omzet kunstmatig opblaast.

Wat je nodig hebt: een duidelijke manier om doorgerekende kosten te onderscheiden van je eigen ereloon, zodat je jaaromzet correct blijft voor je sociale bijdragen en belastingaangifte.

6. Peppol e-facturatie

Sinds 1 januari 2026 is Peppol verplicht voor B2B-facturatie in België. Werk je voor projectontwikkelaars, aannemersbedrijven of vennootschappen? Dan moet je Peppol-facturen kunnen versturen en ontvangen. Niet elke tool ondersteunt dit even soepel.

De beste boekhoudsoftware voor Belgische architecten

Accountable — gratis basisplan, ideaal voor startende architecten

Prijs: gratis basisplan / uitgebreider vanaf ongeveer €15/maand

Voor wie: startende architecten in eenmanszaak, freelancers die nog geen vennootschap hebben, of architecten met een beperkt aantal lopende projecten.

Wat je krijgt:

• Facturen opsplitsen per projectfase
• Bonnetjes scannen (verzekeringspremie, Orde-bijdrage, software-licenties)
• Directe btw-aangifte via Intervat
• Peppol verzenden en ontvangen
• Mobiele app voor onderweg (op de werf, tussen overleggen door)

Sterk punt: de laagdrempeligheid. Als je net start en nog geen groot volume aan projecten hebt, kan je met het gratis plan volledig uit de voeten.

Lees onze volledige Accountable review voor alle details.

Boekhouding op orde in 15 minuten met Accountable — Gratis basisplan, directe Intervat-koppeling, Peppol inbegrepen. Start gratis →

Dexxter — €20-25/maand, sterk voor groeiende eenmanszaken

Voor wie: architecten in eenmanszaak met een groeiend aantal lopende projecten en meer transacties dan een startende praktijk.

Wat je krijgt:

• Bankintegratie: transacties automatisch inladen
• Projectgebonden facturatie met overzicht per dossier
• Btw-aangifte met meerdere tarieven
• Peppol via koppeling
• Belgisch ontwikkeld, kent de lokale fiscale context

Sterk punt: krachtiger dan een instapniveau-tool, zonder de complexiteit van een volledig ERP-pakket.

Bekijk onze Dexxter review voor de volledige analyse.

Yuki — vanaf €23/maand, met accountant mee aan boord

Voor wie: architectenbureaus die liever hun accountant het zware boekhoudwerk laten doen, of vennootschappen met meerdere lopende dossiers.

Wat je krijgt:

• AI-gestuurde documentherkenning: stuur een factuur van je onderaannemer door en Yuki categoriseert die automatisch
• Volledige boekhouding in samenwerking met je accountant
• Peppol-ondersteuning
• Multi-company: handig als je met een aparte patrimoniumvennootschap werkt naast je operationele vennootschap

Sterk punt: je hebt minder omkijken naar de administratie zelf, en je accountant heeft rechtstreeks toegang om je btw-aangifte en jaarrekening voor te bereiden.

Lees meer in onze Yuki review.

Exact Online — vanaf €39/maand, voor grotere bureaus

Voor wie: architectenbureaus met personeel, meerdere lopende projecten tegelijk en nood aan projectadministratie op maat.

Wat je krijgt:

• Volledige projectadministratie: uren, kosten en facturatie per dossier gekoppeld
• Directe Intervat-koppeling
• Uitgebreide rapportage: winstgevendheid per project inzichtelijk maken
• Koppeling met bankrekeningen voor automatische matching

Sterk punt: als je bureau groeit en je per project wil zien hoeveel uren en kosten erin gaan versus het gefactureerde ereloon, is dit het niveau waarop je die inzichten krijgt.

Bekijk onze Exact Online review voor het volledige beeld.

Billit — gratis basisplan, sterk in facturatie

Voor wie: architecten die vooral een sterke facturatietool zoeken, met btw-opvolging als extra.

Wat je krijgt:

• Voorschotfacturen en deelfacturen eenvoudig aanmaken
• Peppol-facturatie
• Koppeling met banktransacties
• Btw-voorbereiding vanuit je facturatie

Sterk punt: als facturatie je grootste tijdrovende taak is — en dat is het vaak bij projectwerk — dan is Billit sterk in het overzichtelijk houden van wat je per dossier al hebt gefactureerd.

Vergelijkingstabel: boekhoudsoftware voor architecten

Functie	Accountable	Dexxter	Yuki	Exact Online	Billit
Prijs/maand	Gratis / €15+	€20-25	Vanaf €23	Vanaf €39	Gratis / €15+
Facturatie per projectfase	Ja	Ja	Via accountant	Ja, uitgebreid	Ja
Meerdere btw-tarieven per factuur	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja
Peppol e-facturatie	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja
Projectrapportage (kosten vs ereloon)	Basis	Basis	Via accountant	Uitgebreid	Basis
Geschikt voor vennootschap	Beperkt	Ja	Ja	Ja	Ja
Belgische focus	100%	100%	80%	70%	100%

Wil je alle prijzen naast elkaar zien? Bekijk onze prijsvergelijking met alle pakketten.

Vennootschap of eenmanszaak als architect?

Veel architecten starten als eenmanszaak, maar schakelen over naar een vennootschap (meestal een bv) zodra hun aansprakelijkheidsrisico en omzet groeien. De reden is vooral juridisch: een vennootschap biedt een extra laag bescherming van je privévermogen, wat relevant is in een beroep waar bouwfouten tot torenhoge schadeclaims kunnen leiden — bovenop je verplichte verzekering.

Fiscaal speelt mee dat een vennootschap vanaf een bepaald winstniveau voordeliger kan zijn dan de progressieve personenbelasting. Maar de omslagpunt hangt af van je concrete cijfers, kosten en toekomstplannen. Bespreek dit met je accountant vóór je overstapt — de boekhoudsoftware volgt die keuze, niet omgekeerd.

Twijfel je nog tussen beide structuren in het algemeen? Lees onze bredere gids over vennootschap versus eenmanszaak.

Praktische tips voor architecten die hun boekhouding willen stroomlijnen

1. Maak per project een apart dossier aan in je software

Zo zie je meteen hoeveel van het totale ereloon al gefactureerd is, en wat nog volgt bij de volgende fase.

2. Bewaar élke factuur van software-licenties en materiaal

AutoCAD, Revit, een nieuwe computer, een plotter — allemaal (deels) aftrekbaar. Zonder factuur geen aftrek, en bij een controle telt enkel wat je kan bewijzen.

3. Boek je Orde-bijdrage en verzekering als vaste jaarlijkse kost

Zet een herinnering in je agenda tegen het moment dat deze facturen normaal binnenkomen, zodat ze niet tussen de gewone projectfacturen verdwijnen.

4. Volg btw-tarieven per dossier op

Werk je aan een renovatieproject dat mogelijk onder het verlaagd tarief valt? Noteer dit bij het opstarten van het dossier, niet pas bij de facturatie.

5. Plan je btw-aangifte vijf dagen voor de deadline

De Belgische btw-deadline is de 20e van de maand na het kwartaal. Boetes bij laattijdige indiening lopen snel op.

Veelgestelde vragen

Mag ik mijn tekensoftware volledig aftrekken? Abonnementen zoals AutoCAD of Revit zijn meestal in het jaar zelf aftrekbaar als beroepskost. Grotere eenmalige aankopen (een krachtige computer, een plotter) worden doorgaans afgeschreven over meerdere jaren. Vraag je accountant naar de exacte afschrijvingstermijn voor jouw situatie.

Moet ik altijd 21% btw aanrekenen op mijn erelonen? In principe wel, maar bij renovatiewerken aan woningen ouder dan 10 jaar kan een deel van je ereloon mee het verlaagd tarief van 6% volgen. Dit hangt af van het specifieke dossier — laat dit altijd nakijken door je accountant.

Is mijn beroepsaansprakelijkheidsverzekering aftrekbaar? Ja, volledig. Het is een verplichte beroepskost voor elke praktiserende architect in België.

Werk ik beter met een vennootschap of als eenmanszaak? Dat hangt af van je omzet, je risicoprofiel en je toekomstplannen. Veel architecten schakelen over naar een vennootschap zodra hun aansprakelijkheidsrisico en winst toenemen. Bespreek dit concreet met je accountant.

Moet ik Peppol gebruiken als ik voor particulieren werk? Peppol is verplicht voor B2B-facturatie (bedrijven en vennootschappen). Werk je uitsluitend voor particulieren, dan is Peppol niet verplicht — al kan het geen kwaad om er alvast klaar voor te zijn als je bureau groeit.

Kan ik kosten van een ingenieur of EPB-verslaggever doorfactureren aan mijn klant? Ja, dat kan, maar boek dit apart van je eigen ereloon zodat je jaaromzet correct blijft voor je sociale bijdragen en belastingaangifte. De meeste boekhoudsoftware laat toe om doorgerekende kosten als aparte lijn te markeren.

Conclusie: welke boekhoudsoftware kies je als architect?

Boekhouding voor een architectenpraktijk draait vooral om overzicht houden over projecten die maanden of jaren lopen — niet om simpelweg facturen versturen.

Onze aanbeveling per profiel:

• Startende architect, eenmanszaak: Accountable (gratis, laagdrempelig)
• Groeiende eenmanszaak met meerdere projecten: Dexxter (€20-25/maand)
• Vennootschap met accountant: Yuki (vanaf €23/maand)
• Bureau met personeel en complexe projectadministratie: Exact Online (vanaf €39/maand)
• Vooral veel facturatie per fase: Billit (gratis basisplan)

De meeste startende architecten beginnen het best met Accountable en stappen over naarmate hun bureau en projectvolume groeien.

Boekhouding op orde in 15 minuten met Accountable — Gratis basisplan, directe Intervat-koppeling, Peppol inbegrepen. Start gratis →

Niet zeker welke tool bij jouw praktijk past? Doe onze 60-seconden quiz — we matchen je in vijf vragen, of bekijk de volledige prijsvergelijking.

→ Vergelijk alle Belgische boekhoudsoftware op één pagina