Boekhoudsoftware voor notarissen België 2026

Je bent notaris in België. Je ontvangt koopsommen voor vastgoedtransacties, registratierechten die je moet doorstorten aan de Staat, en erfeniskapitaal dat tijdelijk op jouw rekening staat maar nooit van jou is geweest. Tegelijk ben je sinds 2012 BTW-plichtig op je ereloon, en je boekhouding moet voldoen aan een specifiek notarieel boekhoudplan.

Dit is geen boekhouding zoals bij een gewone eenmanszaak. Dit is boekhouding met een vergunningsplicht die boven je hoofd hangt.

De meeste standaard boekhoudpakketten zijn gebouwd voor freelancers en KMO’s die facturen sturen en uitgaven boeken. Ze zijn niet gebouwd om het onderscheid te maken tussen jouw ereloon en het geld van een cliënt dat toevallig via jouw rekening loopt. Dat onderscheid is bij een notariskantoor niet optioneel — het is de kern van je administratie.

Waarom een notariskantoor geen gewone boekhouding heeft

Drie dingen maken de boekhouding van een notaris fundamenteel anders dan die van een consultant of freelancer.

De kwaliteitsrekening

Wanneer je een woning verkoopt via jouw kantoor, ontvang je de volledige koopsom van de koper voordat de akte verleden wordt. Dat geld is niet van jou. Het staat op een kwaliteitsrekening (ook wel derdenrekening genoemd) en moet volledig gescheiden blijven van je eigen bedrijfsmiddelen.

Uit diezelfde koopsom moet je vaak ook registratierechten en hypotheekrechten doorstorten aan de Staat, en eventueel een bestaande hypotheek van de verkoper aflossen. Pas wat overblijft — jouw ereloon plus kosten — mag naar je eigen rekening.

Een gewoon boekhoudpakket ziet een binnenkomende betaling van €385.000 als omzet. Dat is het niet. Hooguit €2.500 daarvan is jouw ereloon.

BTW-plicht sinds 2012

Sinds 1 januari 2012 rekenen notarissen 21% BTW aan op hun ereloon en de meeste kosten. Vóór die datum was dat niet zo. Veel oudere software-installaties bij notariskantoren zijn daar destijds op aangepast, maar wie vandaag een nieuw kantoor start of overstapt, moet met een volwaardige BTW-module werken — inclusief correcte verwerking van vrijgestelde onderdelen zoals bepaalde registratie- en hypotheekrechten die je gewoon doorstort zonder dat er BTW op zit.

Het notarieel boekhoudplan

Notarissen boeken niet volgens het gewone Minimum Genormaliseerd Rekeningstelsel dat de meeste ondernemingen gebruiken. Er bestaat een specifiek boekhoudplan voor het notariaat, met eigen rekeningen voor kwaliteitsgelden, voorschotten, ereloonstaten en doorstortingen aan de Staat. Toezicht gebeurt via de Nationale Kamer van Notarissen en de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat (Fednot).

Notarieel software vs. algemene boekhoudsoftware

Hier zit de valkuil voor wie dit voor het eerst uitzoekt: de meeste notariskantoren in België draaien niet op Accountable of Dexxter voor hun kernactiviteit. Aktebeheer, repertoriumnummers, en de koppeling met de authentieke bronnen (Kadaster, hypotheekkantoren, rijksregister) verloopt via gespecialiseerde notariële software die via Fednot wordt aangeboden en verplicht aansluit op de digitale infrastructuur van het notariaat.

Wat die notariële software vaak minder sterk doet, is de klassieke bedrijfsboekhouding: leverancierskosten, personeelskosten, algemene BTW-aangifte, jaarrekening en de dagelijkse administratie van je kantoor als onderneming. Daarvoor zetten veel kantoren — zeker kleinere en middelgrote — een algemeen boekhoudpakket naast hun notariële software.

Dat is de rol die dit artikel bekijkt: welke boekhoudsoftware kan die administratieve laag aan, met voldoende scheiding tussen kwaliteitsgelden en eigen omzet.

Welke tools werken als back-office voor een notariskantoor?

Exact Online

Exact Online is de meest gekozen oplossing bij grotere notariskantoren en associaties. Het systeem kan:

• Aparte grootboekrekeningen aanmaken voor kwaliteitsgelden, gescheiden van bedrijfsmiddelen
• BTW-verwerking op ereloon met correcte vrijstelling voor doorgestorte rechten
• Personeelsadministratie voor klerken en medewerkers
• Uitgebreide rapportage richting accountant en toezichthouder
• Koppeling met bankrekeningen, inclusief een aparte kwaliteitsrekening

Het nadeel: instellen kost tijd en vraagt vaak begeleiding van een boekhoudkantoor dat het notarieel boekhoudplan kent. Voor kantoren met meerdere notarissen en personeel is dat een eenmalige investering die zich terugbetaalt.

Voor wie? Associaties en kantoren met meerdere notarissen en ondersteunend personeel.

Yuki

Yuki is Belgisch en wordt vaak ingezet via een boekhoudkantoor dat meekijkt — iets wat bij notarissen sowieso gebeurt, aangezien de meeste kantoren een externe accountant of boekhouder hebben voor de jaarrekening.

Sterke punten voor een notariskantoor:

• AI-gestuurde verwerking van facturen en kosten, wat tijd bespaart op de administratieve kant
• Aparte dossierstructuur mogelijk, te koppelen aan aktedossiers
• Directe samenwerking met je accountant in hetzelfde platform

Yuki is niet gebouwd met een kant-en-klare kwaliteitsrekening-module. Je accountant moet dit correct opzetten in de rekeningstructuur. Eens ingesteld, werkt het echter soepel.

Voor wie? Kantoren die al met een boekhoudkantoor werken en een platform willen waarin die samenwerking centraal staat.

CoManage

CoManage kan facturatie en een basis boekhouding aan, en wordt door sommige kleinere kantoren gebruikt voor de zuiver administratieve kant — kantoorkosten, leveranciersfacturen, algemene BTW-aangifte.

Voor kwaliteitsgelden en de notariële kernactiviteit is CoManage niet toereikend. Gebruik het hooguit als aanvulling op je notariële software, nooit als vervanging.

Voor wie? Kleine kantoren die enkel de kantooradministratie willen digitaliseren, los van het aktebeheer.

Accountable en Dexxter

Beide tools zijn sterk voor zelfstandigen en eenmanszaken, maar zijn niet gebouwd voor de schaal en complexiteit van een notariskantoor met kwaliteitsrekeningen, personeel en een specifiek boekhoudplan. Ze ontbreken de rekeningstructuur en rapportagediepte die toezicht vereist.

Een startende, zelfstandig werkende notaris zonder personeel en met beperkt aktevolume kan er in theorie de zuivere kantoorkosten mee bijhouden, maar voor de kwaliteitsrekening blijft een gescheiden, professioneel opgezette rekening bij de bank en een aparte boeking daarvan noodzakelijk — iets wat deze tools niet standaard ondersteunen.

Voor wie? Niet aan te raden als hoofdsysteem voor een notariskantoor.

Vergelijkingstabel: geschiktheid per tool

Geen van deze tools vervangt je notariële software voor aktebeheer via Fednot. Ze vullen de administratieve laag eromheen aan.

Wil je alle prijzen van deze tools naast elkaar zien? Bekijk onze prijsvergelijking met alle pakketten.

De kwaliteitsrekening administratief correct opzetten

Zo pak je het praktisch aan, ongeacht welke tool je kiest.

Stap 1: Twee volledig gescheiden bankrekeningen

Eén kwaliteitsrekening voor gelden van cliënten, één bedrijfsrekening voor je eigen ereloon en kosten. Dit is geen boekhoudkundige keuze — het is een verplichting.

Stap 2: Aparte grootboekrekeningen per geldstroom

Boek koopsommen, registratierechten en hypotheekrechten op afzonderlijke rekeningen binnen de kwaliteitsrekening-groep. Zo zie je in één oogopslag wat nog moet doorgestort worden aan de Staat en wat je nog moet terugbetalen aan een cliënt.

Stap 3: Ereloonstaat per akte

Elke akte krijgt een eigen ereloonstaat: wat is het wettelijk of onderhandeld tarief, welke kosten worden doorgerekend, hoeveel BTW is verschuldigd. Dit vormt de brug tussen je notariële dossier en je boekhouding.

Stap 4: Maandelijkse afstemming

Vergelijk het saldo van je kwaliteitsrekening met de som van alle openstaande dossierbedragen. Een verschil betekent een fout — en bij een notaris is dat geen kleine fout.

Stap 5: Jaarrekening via je accountant

De meeste notariskantoren laten de jaarrekening en de rapportage aan de Nationale Kamer opstellen door een accountant die het notarieel boekhoudplan kent. Zorg dat je software exports genereert die deze accountant rechtstreeks kan gebruiken.

Wat kost dit?

Prijzen voor de administratieve laag, exclusief je verplichte notariële software via Fednot:

• CoManage: €30-60 per maand, enkel voor kantooradministratie
• Yuki: €80-300+ per maand, afhankelijk van volume en accountantskoppeling
• Exact Online: €150-500+ per maand, afhankelijk van aantal gebruikers en modules

Dit zijn richtprijzen. De uiteindelijke kost hangt sterk af van de omvang van je kantoor en hoeveel begeleiding je nodig hebt bij het opzetten van het notarieel boekhoudplan.

Veelgemaakte fouten bij notariële boekhouding

Fout 1: Kwaliteitsgelden en omzet vermengen

De meest voorkomende en meest risicovolle fout. Een koopsom die binnenkomt is geen omzet. Zorg dat je software of je boekhoudkantoor dit onderscheid vanaf dag één correct instelt.

Fout 2: BTW toepassen op doorgestorte rechten

Registratierechten en hypotheekrechten die je gewoon doorstort aan de Staat zijn geen vergoeding voor jouw diensten. Er komt geen BTW op. Reken je dit fout, dan corrigeer je dit met terugwerkende kracht — vervelend en tijdrovend.

Fout 3: Geen aparte ereloonstaat per dossier

Zonder duidelijke ereloonstaat per akte wordt het onmogelijk om achteraf te reconstrueren waarom een bepaald bedrag naar jouw rekening ging.

Fout 4: Wachten met afstemming tot het einde van het jaar

Maandelijkse afstemming van de kwaliteitsrekening is geen overdreven voorzichtigheid. Het is de enige manier om een fout op tijd te ontdekken, in plaats van bij de jaarafsluiting.

Veelgestelde vragen over boekhouding voor notarissen

Moet ik als notaris BTW aanrekenen op mijn ereloon?

Ja. Sinds 1 januari 2012 zijn notarissen in België BTW-plichtig op hun ereloon en de meeste kosten, doorgaans tegen 21%. Doorgestorte registratie- en hypotheekrechten vallen hier niet onder, want dat is geen vergoeding voor jouw dienst.

Kan ik gewone boekhoudsoftware zoals Accountable gebruiken?

Voor je kantooradministratie in theorie wel, maar niet voor de kwaliteitsrekening en het notarieel boekhoudplan. Deze tools zijn niet gebouwd voor de scheiding tussen cliëntengelden en eigen omzet die bij een notariskantoor verplicht is.

Vervangt boekhoudsoftware mijn notariële software van Fednot?

Nee. Aktebeheer, repertoriumnummers en de koppeling met Kadaster en hypotheekkantoren verloopt via de notariële software die via Fednot wordt aangeboden. Algemene boekhoudsoftware vult enkel de administratieve laag eromheen aan — kantoorkosten, personeelsadministratie, algemene BTW-aangifte.

Wat is een kwaliteitsrekening precies?

Een kwaliteitsrekening (ook derdenrekening genoemd) is een aparte bankrekening waarop je gelden van cliënten ontvangt — koopsommen, registratierechten, erfeniskapitaal. Dit geld blijft juridisch eigendom van je cliënten tot het correct is doorgestort of terugbetaald, en moet volledig gescheiden blijven van je eigen bedrijfsmiddelen.

Wie controleert de boekhouding van een notariskantoor?

Toezicht gebeurt via de Nationale Kamer van Notarissen, binnen de koepel van de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat (Fednot). Zij stellen ook het specifieke boekhoudplan voor het notariaat vast.

Conclusie: welke aanpak kies je?

Voor een notariskantoor is de keuze van boekhoudsoftware geen kwestie van de goedkoopste tool zoeken. Het gaat om een correcte scheiding tussen jouw ereloon en het geld van je cliënten, en een rekeningstructuur die aansluit op het notarieel boekhoudplan.

Onze aanbeveling per profiel:

• Kantoor met meerdere notarissen en personeel: Exact Online, met begeleiding bij opzet
• Kantoor met vaste externe boekhouder: Yuki, in samenwerking met die boekhouder
• Kleine kantooradministratie los van aktebeheer: CoManage
• Kwaliteitsrekening en aktebeheer: altijd via je verplichte notariële software via Fednot

Twijfel je welke combinatie het best bij jouw kantoor past? Doe onze quiz voor een gericht advies, of vergelijk alle opties in ons prijsoverzicht.

→ Vergelijk alle Belgische boekhoudsoftware op één pagina