Boekhouding voor psychologen en therapeuten in België: btw-vrijstelling en sessies

Je bent psycholoog, psychotherapeut of klinisch coach in België. Je werkt met cliënten en focust op zorg — niet op cijfers. En toch: elke maand komen die btw-aangiftes (of niet, als je vrijgesteld bent), die sessies die geboekt moeten worden, en die supervisiekosten die je wilt aftrekken.

Welke boekhoudsoftware past bij jouw werkelijkheid? De fiscale regels voor zorg-beroepen in België zijn anders dan voor de meeste zelfstandigen. Hier is wat je moet weten.

Waarom psychologen niet zomaar elk pakket gebruiken

Je boekhouding heeft eigenschappen die andere zelfstandigen niet hebben:

• Btw-vrijstelling op zorg: veel psychologische diensten zijn vrijgesteld van btw (artikel 44 W.BTW)
• Erkenning vereist: vrijstelling vereist erkenning door FOD Volksgezondheid
• Sessietarieven: vaste prijzen, vaak betaald per sessie of per pakket
• Geen materiaal: weinig fysieke voorraad, vooral kennis-werk
• Geheimhouding: patiëntgegevens vereisen aparte (GDPR-conforme) tools
• Soms supervisie en bijscholing: aftrekbaar als beroepskost

Een gewone boekhoudtool die alle facturen automatisch op 21% btw zet, klopt voor jou niet. Je hebt iets nodig dat de zorgvrijstelling correct verwerkt.

De vijf grote pijnpunten

1. Btw-vrijstelling correct toepassen

Erkende psychologen vallen onder artikel 44 §1, 1° W.BTW — diensten zijn vrijgesteld. Maar:

• Je mag GEEN btw aftrekken op aankopen
• Je facturen mogen GEEN btw vermelden
• Je moet wel je vrijstelling op je facturen aangeven

Als je software dit niet ondersteunt en automatisch 21% blijft toevoegen, komt elke factuur fout uit. Je accountant baalt en jij betaalt onterecht btw.

2. Geen btw aftrekken (maar wel kosten boeken)

Omdat je vrijgesteld bent, krijg je btw op je aankopen niet terug. Maar de bruto-aankopen (incl btw) zijn wel beroepskosten. Software die “btw-aftrekken” als default heeft, maakt dit lastig.

3. Sessies en pakketten correct boeken

Verkoop je een 10-sessiepakket voor €700? Dat is niet €700 omzet vandaag — dat is €70 per afgenomen sessie. Goede boekhouding houdt vooruitontvangen bedragen apart.

4. Supervisie en intervisie aftrekken

Verplichte bijscholingen, supervisie-uren, intervisie-groepen — allemaal beroepskosten. Bewaar facturen, scan ze in.

5. Patiëntenbeheer GDPR-conform

Je facturen mogen geen diagnose vermelden. Patiëntenadministratie hoort STRIKT gescheiden van je boekhouding. Tools die “klanten” en “facturen” mengen, kunnen GDPR-issues geven.

Drie hoofdkeuzes voor Belgische psychologen

Yuki — €23/maand, met accountant

Voor wie: psychologen die liever de boekhouding uitbesteden.

Wat je krijgt:

• Volledige boekhouding via je accountant (die de zorgvrijstelling kent)
• Documentscanning — bonnetjes en facturen automatisch herkend
• Btw-vrijstelling correct verwerkt
• Sterke samenwerking met accountantskantoren

Sterk punt: je hoeft minimum zelf te doen. De accountant snapt je vrijstelling, jij focust op cliënten.

Accountable — gratis basisplan

Voor wie: beginnende psychologen, bijberoep, eerste jaar.

Wat je krijgt:

• Onbeperkt facturen
• Btw-instelling per klant (vrijstelling correct toepassen)
• Mobiele app
• Gratis basisplan, €15/maand uitgebreid

Sterk punt: je kan handmatig de vrijstelling instellen per klant. Werkt voor solo-praktijk met simpele setup.

Probeer Accountable gratis.

Dexxter — €9/maand, voor eenmanszaken

Voor wie: psychologen die zelf hun boekhouding willen doen.

Wat je krijgt:

• Bankintegratie
• Aangifte-ondersteuning
• Belgisch ontwikkeld
• 14 dagen gratis

Sterk punt: scherpe prijs, simpel. Voor wie geen accountant wil.

Concrete aanbeveling

Niet zeker? Doe de quiz.

Praktische tips voor psychologen en therapeuten

1. Vraag erkenning aan bij FOD Volksgezondheid

Voor btw-vrijstelling heb je deze nodig. Zonder erkenning val je standaard onder 21% btw — dat scheelt elke factuur.

2. Hou patiëntenadministratie strikt apart

Aparte tool (Excel, dedicated software) voor patiëntdossiers. Boekhoudsoftware mag enkel factuurnummers + bedragen zien — geen diagnose, geen behandelingsdetails.

3. Aftrekbare beroepskosten

Bijscholing, supervisie, vakliteratuur, beroepsvereniging-lidmaatschap, vakcongressen, abonnementen op vaktijdschriften → alles aftrekbaar. Bewaar facturen.

4. Praktijkruimte aftrekken

Eigen kantoor thuis? Een deel van je huur/elektra/water aftrekken. Verhoud ruimte / totale woning. Bij een aparte huurpraktijk: 100% aftrekbaar.

5. Auto/kilometers

Rij je naar supervisie of intervisie? Kilometers aftrekbaar. Hou een log bij of gebruik een app.

Veelgestelde vragen

Ben ik btw-vrijgesteld als psycholoog? Ja, mits erkenning door FOD Volksgezondheid. Het gaat om “psychologische diensten in een therapeutische context door een erkend beroepsbeoefenaar”. Niet-erkende coaches, lifecoaches, mindset-coaches: NIET vrijgesteld, dus 21% btw.

Wat als ik beide doe — therapie én coaching? Twee aparte facturatielijnen. Therapie (vrijgesteld), coaching (21% btw). Je software moet dit per dienst kunnen onderscheiden.

Mag ik mijn opleiding tot therapeut aftrekken? Vervolgopleidingen wel (bijscholing). Initiële opleiding: complexer — vraag je accountant. Specialisaties (bijv. EMDR, CGT): aftrekbaar als beroepsgebonden.

Hoe vaak btw-aangifte als ik vrijgesteld ben? Geen periodieke btw-aangifte als je 100% vrijgesteld bent. Je hebt wel een jaarlijkse “lijst van btw-belastingplichtige afnemers” als je facturen stuurt aan andere vrijgestelden.

Wat met online sessies (telehealth)? Zelfde regels. Belgische cliënt = vrijgesteld (mits erkenning). Buitenlandse cliënten: regels afhankelijk van land — meestal blijft je vrijstelling van toepassing voor zorgdiensten.

Verzekering en GDPR? Beroepsaansprakelijkheid + GDPR-naleving zijn verplicht. Verzekering = aftrekbaar. GDPR-conformiteit van je software is een belangrijke selectiecriterium.

Volgende stap

Boekhouding voor zorgberoepen heeft eigen regels. De juiste tool — eventueel met accountant — bespaart je hoofdpijn én belasting.

Doe de 60-sec quiz of vergelijk alle 7 tools.

→ Vergelijk alle Belgische boekhoudsoftware op één pagina