Eerste medewerker aannemen in België: welke software voor je loonlijst?

Je hebt de stap gezet: je neemt iemand aan. Proficiat. Maar nu begint het papierwerk.

DIMONA, arbeidscontract, loonberekening, vakantiegeld, sociale bijdragen, bedrijfsvoorheffing. Als je dacht dat je boekhouding al complex was als zelfstandige — wacht maar.

Het goede nieuws: de juiste software helpt je dit gestructureerd te houden. Het slechte nieuws: niet alle boekhoudsoftware die goed werkt voor een eenmanszaak kan ook overweg met personeel.

Wat verandert er als je personeel hebt?

Meer dan je denkt.

Als zelfstandige zonder personeel is je boekhouding relatief overzichtelijk: inkomsten, uitgaven, BTW, sociale bijdragen. Met personeel komt er een aparte dimensie bij die zijn eigen regels heeft.

Je moet DIMONA-aangiften doen bij de overheid — voor elke werknemer, bij aanvang en einde van tewerkstelling. Je berekent elke maand een loon dat rekening houdt met sociale bijdragen (werkgever + werknemer), bedrijfsvoorheffing, en eventuele voordelen in natura. Je houdt vakantiegeld bij. Je maakt loonfiches op. Elk kwartaal doe je een DMFA-aangifte bij de RSZ.

Dit is geen administratie die je even doet op vrijdagmiddag. Je hebt ofwel een sociaal secretariaat, ofwel software die hiermee overweg kan — of allebei.

De twee routes: sociaal secretariaat vs. software

Veel Belgische ondernemers werken met een sociaal secretariaat (SD Worx, Securex, Partena, Acerta). Dat is geen schande — het is vaak de slimste zet voor wie minder dan 5 medewerkers heeft en geen zin heeft om loonberekening te leren.

Maar dat sociaal secretariaat moet dan ook praten met je boekhoudsoftware. De loonfiches moeten in je boekhouding terechtkomen. De kosten moeten correct geboekt worden. Dat is waar de keuze van software cruciaal wordt.

Als je rechtstreeks in software wilt werken zonder sociaal secretariaat, heb je software nodig die óók loonverwerking aankan. Dat zijn zwaardere systemen.

Software die overweg kan met personeel

Exact Online

Exact Online is één van de weinige software in zijn prijsklasse die echte loonverwerking ingebouwd heeft. Je kunt medewerkers aanmaken, loonbrieven genereren, DIMONA-koppelingen instellen en RSZ-aangiften klaarmaken.

Het integreert bovendien naadloos met sociale secretariaten als je die route kiest. De loonfiches stromen automatisch in de boekhouding.

De kostprijs is hoger dan eenvoudige facturatiesoftware — reken op €60-120 per maand afhankelijk van je pakket. Maar voor wie écht personeel wil beheren in één systeem, is dit de meest complete Belgische keuze.

Teamleader

Teamleader heeft modules voor personeelsbeheer die koppelen met je facturatie en projectbeheer. Het is sterker in de beheerskant (wie werkt wanneer, hoeveel uur, welk project) dan in de pure loonverwerking.

Voor loonfiches en RSZ-aangiften heb je sowieso een koppeling met een sociaal secretariaat nodig. Teamleader werkt hierin goed samen met SD Worx en Acerta.

Als je personeel beheren en projecten bewaken in één systeem wilt, werkt Teamleader prettig. Als je loonverwerking helemaal ingebouwd wilt hebben, is Exact Online sterker.

Accountable

Accountable is gebouwd voor eenmanszaken en freelancers. Het heeft geen echte loonmodule. Als je één medewerker aanneemt, kan je blijven werken met Accountable voor je eigen facturatie en BTW — maar de loonverwerking doe je dan via een sociaal secretariaat of apart systeem.

Dat is voor veel kleine ondernemers ook de cleanste aanpak: Accountable voor de eigen boekhouding, sociaal secretariaat voor de werknemer.

Dexxter

Dexxter zit in dezelfde positie als Accountable: prima voor eenmanszaken, maar geen loonmodule. Je kunt de kosten van je medewerker (via sociaal secretariaat) wel als uitgave boeken, maar loonberekening doe je elders.

Wat moet je regelen vóór de eerste werkdag?

Een checklist:

Administratief

• DIMONA-aangifte indienen (uiterlijk op de dag zelf, voor aanvang werk)
• Arbeidsovereenkomst ondertekend
• Ingeschreven bij een sociaal secretariaat of loonverwerkingssysteem
• Arbeidsreglement opgemaakt (verplicht)
• Aansluiting bij verzekering arbeidsongevallen

In je software

• Medewerker aanmaken met correcte gegevens (rijksregisternummer, bankgegevens)
• Brutoloon en statuut ingeven (arbeider vs. bediende maakt verschil)
• Kostenplaats of project koppelen (als je meerdere projecten hebt)
• RSZ-bijdragepercentages controleren (die veranderen jaarlijks)

Financieel

• Reserveer maandelijks 35-50% bovenop het brutoloon voor werkgeverslasten (bij benadering, afhankelijk van statuut)
• Plan je cashflow voor de eerste 3 maanden — lonen lopen voor, betaling van klanten kan achterliggen

DIMONA in detail

DIMONA staat voor “Déclaration Immédiate / Onmiddellijke Aangifte”. Je doet dit via het portaal van de overheid (dimona.be) of via je sociaal secretariaat.

Je geeft aan: naam medewerker, rijksregisternummer, datum en uur van aanvang, type contract (bepaalde of onbepaalde duur), werkgeversnummer.

Doe je dit te laat? Boetes kunnen oplopen. Doe je dit helemaal niet? Je werknemer is niet verzekerd bij arbeidsongevallen.

Sommige software (Exact Online) kan DIMONA-meldingen integreren of begeleiden. Dat bespaart manueel werk.

Wat kost een medewerker echt?

Veel ondernemers schrikken van de echte kost.

Je betaalt je medewerker €2.500 bruto. Maar jouw totale kost als werkgever is hoger.

Reken (bij benadering):

• Brutoloon: €2.500
• Werkgeversbijdrage RSZ (~27%): +€675
• Vakantiegeld (bediende, opgebouwd): +€180-200/maand
• Eventueel maaltijdcheques, vervoer, hospitalisatieverzekering

Totale werkgeverskost: €3.400-3.600 per maand voor één bediende aan €2.500 bruto.

Je medewerker ontvangt netto: circa €1.700-1.900 afhankelijk van gezinssituatie.

Dit is waarom cash flow-planning zo belangrijk is voor wie personeel aanneemt.

Sociaal secretariaat vs. zelf doen: wat kiest wie?

Sociaal secretariaat (aangeraden voor 1-5 medewerkers)

• Prijs: €25-60 per medewerker per maand
• Ze regelen: loonfiches, DMFA-aangifte, vakantiegeld, jaar- en kwartaalaangiften
• Jij focust op je business, zij op de compliance
• Koppelen met je boekhoudsoftware voor boeking van loonkosten

Zelf via software (aangeraden als je 10+ medewerkers hebt of een HR-rol intern)

• Meer controle, minder vaste kosten per medewerker op schaal
• Vraagt kennis van Belgische loonwetgeving
• Exact Online biedt dit het volledigst voor KMO’s in België

Tot slot

Je eerste medewerker aannemen is een kantelpunt. Je gaat van solist naar werkgever — en de regels zijn anders.

Kies software die mee kan groeien. Als je klein begint, is een combinatie van lichtere boekhoudsoftware (Accountable, Dexxter) met een sociaal secretariaat perfect. Als je verder wilt groeien, is Exact Online of Teamleader een logische upgrade.

Zorg in elk geval dat je DIMONA-aangifte op dag 1 klaar is. De rest leer je onderweg.

Lees ook

• Exact Online review België 2026
• Teamleader One review 2026
• Hoeveel kost boekhouding als zelfstandige in België?

→ Vergelijk alle Belgische boekhoudsoftware op één pagina