Boekhouden met Excel of software in België: wat kies je?

Je opent Excel, maakt tabblad ‘Verkoop 2026’, tabblad ‘Kosten 2026’ en een tabblad ‘BTW’ dat je nooit helemaal vertrouwt. Het werkt. Tot het einde van het kwartaal, wanneer je drie uur zoekt naar de reden waarom je btw-saldo €47 afwijkt van wat je accountant zegt.

Veel Belgische zelfstandigen starten met Excel, en dat is niet dom. Het is gratis, je kent het al, en de eerste maanden zijn er nauwelijks facturen. De echte vraag is wanneer Excel ophoudt goedkoop te zijn. Dat moment komt sneller dan je denkt, zeker sinds e-facturatie in 2026 verplicht is voor B2B-facturen tussen Belgische btw-plichtigen.

In deze gids vind je wat de wet echt vraagt, waar Excel goed in is, waar het breekt, en een simpele rekensom om te beslissen.

Wat vraagt de Belgische wet eigenlijk van je boekhouding?

Eerst de basis, want daar vertrekken veel discussies van een verkeerd uitgangspunt.

Als zelfstandige (natuurlijk persoon) ben je boekhoudplichtig, maar in een vereenvoudigde vorm. Je moet minstens bijhouden:

• een chronologisch overzicht van je verkopen (facturen) en aankopen
• je financiële verrichtingen (bankbewegingen, kas)
• de bewijsstukken bij elke boeking
• een inventaris van je vaste activa, als je die hebt

De wet schrijft geen specifiek programma voor. Een Excel-bestand mag dus. Wat wel verplicht is:

• Doorlopende factuurnummering zonder gaten. Een factuur die je verwijdert en een nummer dat verdwijnt is een probleem bij controle.
• Bewaartermijn: boekhoudkundige stukken minstens 7 jaar, btw-gerelateerde facturen doorgaans 10 jaar.
• Btw-aangifte via Intervat, maandelijks of per kwartaal, uiterlijk op de 20e van de maand na de periode.
• Onveranderbaarheid van geboekte gegevens. Dit is het punt waar Excel zwak staat: je kan elke cel achteraf aanpassen zonder spoor.

Onze gids over boekhouden zonder accountant gaat dieper in op wat je zelf mag doen en wat niet.

Waar Excel wel goed in is

Eerlijk is eerlijk. Excel wint in een paar situaties.

Heel weinig activiteit

Heb je als bijberoeper 5 tot 10 facturen per jaar en bijna geen kosten? Dan is een strak opgebouwd spreadsheet met een kolom voor datum, klant, bedrag excl. btw, btw en totaal prima. Zie ook onze gids voor bijberoepers.

Totale controle en maatwerk

Wil je een eigen overzicht met projectmarges, uurtarieven of seizoenspieken? Excel laat je alles bouwen. Software geeft je standaardrapporten.

Geen abonnement, geen vendor lock-in

Je bestand is van jou. Geen inlog, geen prijsverhoging, geen tool die verdwijnt.

Waar Excel je geld en tijd kost

Hier wordt het interessant, want de kosten zitten zelden in het bestand zelf.

1. Btw is handwerk (en foutgevoelig)

Bij elke factuur moet je zelf het juiste tarief kiezen: 21%, 12%, 6% of 0%. Werk je met uitzonderingen zoals intracommunautaire diensten (verlegging), de KO-regeling (vrijstelling onder €25.000 omzet) of gemengde facturen, dan is één verkeerde formule genoeg om een fout in je aangifte te krijgen.

Software met Intervat-koppeling vult de roosters automatisch in. In Excel typ je de cijfers zelf over in het portaal. Twee keer werk, dubbel risico.

2. Geen e-facturatie

Sinds 1 januari 2026 moeten B2B-facturen tussen Belgische btw-plichtigen elektronisch via het Peppol-netwerk verstuurd worden. Een Excel-factuur omzetten naar PDF en mailen volstaat niet meer voor die klanten.

Excel kan geen gestructureerde Peppol-facturen aanmaken of versturen. Je hebt dus sowieso een tool nodig. Lees onze uitleg over Peppol en e-facturatie in België en welke software er klaar voor is.

Dat is het argument dat de discussie in 2026 het sterkst verschuift. Zelfs wie zijn boekhouding in Excel houdt, heeft een facturatietool nodig.

3. Bankafstemming kost uren

In Excel plak je elke maand je bankuittreksel en zoek je bij elke lijn de bijhorende factuur. Bankkoppelingen doen dat automatisch, met suggesties. Wie 30 transacties per maand heeft, verliest zo makkelijk 2 tot 3 uur. Meer daarover in onze gids over bankkoppeling in boekhoudsoftware.

4. Bonnetjes en bewijsstukken

De wet vraagt een bewijsstuk bij elke boeking. Excel bewaart geen bewijsstukken. Je hebt dus een map op je schijf, een schoenendoos of een Google Drive nodig, en je moet zelf de link leggen. Software laat je een bonnetje fotograferen, leest het uit en koppelt het aan de boeking.

5. Afschrijvingen en aftrekposten

Kocht je een laptop van €1.800 of een bestelwagen? Die schrijf je af over meerdere jaren. In Excel bouw je die tabel zelf, en je moet elk jaar onthouden ze bij te werken. Een fout hier komt pas aan het licht bij je belastingaangifte. Zie onze gidsen over beroepskosten aftrekken en autokosten aftrekken.

6. Je accountant wil geen Excel

Veel accountants werken liever met een gestructureerde export of rechtstreeks in dezelfde software. Krijgt hij een eigen opgebouwd spreadsheet, dan rekent hij daar tijd voor aan. Dat kan het besparingsvoordeel van ‘gratis’ volledig opeten.

Excel vs boekhoudsoftware: vergelijking in één tabel

Criterium	Excel	Boekhoudsoftware
Kost	€0 (of Microsoft 365 die je al hebt)	Gratis instap tot ± €15-25 per maand voor zelfstandigen
Btw-berekening	Handmatig, eigen formules	Automatisch per factuur
Intervat-aangifte	Cijfers overtypen	Rechtstreekse koppeling (bij de meeste tools)
Peppol e-facturatie	Niet mogelijk	Ingebouwd bij de meeste tools
Bankkoppeling	Nee	Ja, met automatische matching
Bonnetjes scannen	Nee	Ja (OCR)
Audit trail	Geen	Ja
Afschrijvingen	Zelf bouwen	Automatisch
Aanpasbaarheid	Onbeperkt	Beperkt tot wat de tool biedt
Leercurve	Laag als je Excel kent	Laag tot gemiddeld
Tijd per maand (20-30 facturen)	4-6 uur	1-2 uur

De tijdswinst is een schatting op basis van hoe zelfstandigen met dat volume doorgaans werken. Jouw cijfers kunnen afwijken.

De breakeven: wanneer loont software?

Doe deze rekensom. Ze is bewust simpel.

Stap 1: Hoeveel uur per maand ben je nu kwijt aan boekhouding? Zeg 5 uur.

Stap 2: Hoeveel uur zou dat met software zijn? Neem voorzichtig 2 uur.

Stap 3: Winst = 3 uur per maand. Tegen een bescheiden uurtarief van €40 is dat €120 per maand.

Stap 4: Vergelijk met de kost van het abonnement (€0 tot €25).

Zelfs met een zeer conservatieve schatting van 1 uur winst per maand is de software binnen dezelfde maand terugbetaald. De enige groep waar Excel financieel wint, is wie bijna niets factureert.

Een vuistregel die we in de praktijk zien werken:

• Minder dan 10 facturen per jaar en geen Peppol-klanten: Excel volstaat.
• 10 tot 50 facturen per jaar: gratis of goedkope software loont al.
• Meer dan 50 facturen of btw per maand: software is geen keuze meer, het is een noodzaak.

Welke software past bij een Excel-gebruiker?

Wie van Excel komt, wil meestal weinig leren en snel resultaat. Dit zijn de tools die wij vergelijken.

Accountable: de zachte overstap

Gemaakt voor Belgische zelfstandigen, met gratis instapplan, Intervat-koppeling en automatische btw-berekening. Voor wie enkel facturen en kosten bijhoudt is het de meest ontspannen overstap. Lees onze Accountable review of de details van het gratis plan.

Dexxter: meer sturing, meer support

Dexxter mikt op zelfstandigen die ook menselijke begeleiding willen. Handig als je niet alleen van Excel weg wil, maar ook wil kunnen bellen met iemand die je boekhouding kent. Zie onze Dexxter review.

Billit: sterk in facturatie en Peppol

Als je vooral een probleem hebt met facturatie en e-facturatie, dan is Billit een logische stap. Het is sterk in Peppol-verzending en betalingsopvolging. Bekijk onze Billit review.

Yuki: voor wie met een accountant samenwerkt

Yuki draait rond samenwerking met een boekhouder: jij levert documenten aan, hij boekt. Sterk als je wil dat iemand anders de boekhouding afwerkt. Zie onze Yuki review.

Exact Online: als je groeit

Exact Online is te zwaar voor een startende zelfstandige, maar het is de tool die meegroeit met een vennootschap of personeel. Lees de Exact Online review.

Wil je alles naast elkaar zien? Ga naar onze prijsvergelijking of doe de 60-seconden quiz.

Zo stap je over zonder je Excel-bestand weg te gooien

Overstappen hoeft niet in één keer. Dit is een realistisch pad:

1. Kies het moment. Begin bij het begin van een kwartaal, niet middenin. Zo krijg je geen twee systemen voor één btw-aangifte.
2. Bewaar je oude Excel als archief. Sla een kopie op als PDF en xlsx. Je moet die stukken 7 jaar kunnen tonen.
3. Importeer je openstaande facturen. Maak enkel de nog niet betaalde facturen opnieuw aan in de tool, zodat betalingsopvolging klopt.
4. Koppel je bankrekening. Dit is de stap waar je het snelst tijd wint.
5. Behoud je factuurnummering. Ga verder waar je Excel stopte (bijvoorbeeld 2026-0043), zodat er geen gaten of dubbels ontstaan.
6. Dien je eerste btw-aangifte in met een tweede paar ogen. Laat je accountant of een collega de eerste keer meekijken.

Veelgemaakte fouten bij Excel-boekhouding

• Formules die overschreven zijn. Eén ingetypt getal in een cel met formule, en je totaal klopt niet meer zonder dat je het ziet.
• Meerdere versies van het bestand. ‘boekhouding_def_v3_echt.xlsx’ is geen bewijskracht.
• Geen back-up. Een defecte laptop kan een jaar boekhouding kosten.
• Facturen achteraf aanpassen. Een verstuurde factuur wijzig je niet, je maakt een creditnota.
• Btw vergeten bij buitenlandse aankopen. Diensten van een niet-Belgische leverancier kunnen verlegging betekenen. Excel waarschuwt je daar niet voor.

Conclusie

Excel is geen slechte keuze voor wie bijna niets factureert. Voor iedereen anders is het een verborgen kostenpost: uren van je tijd, een risico bij btw en, sinds 2026, een blokkade voor e-facturatie.

Onze aanbeveling: begin met een gratis of goedkoop plan, koppel je bank, en gebruik je Excel enkel nog voor eigen analyses. Je boekhouding hoort in een systeem dat spoor achterlaat.

Doe onze 60-seconden quiz om te zien welke tool bij jouw volume past, of bekijk de volledige prijsvergelijking.

Veelgestelde vragen

Is boekhouden met Excel toegelaten in België? Ja. De wet schrijft geen specifieke software voor. Je moet wel een correcte, chronologische en gedocumenteerde boekhouding voeren, met bewijsstukken en doorlopende factuurnummering. Het risico zit vooral in de betrouwbaarheid: bij Excel kan je gegevens achteraf ongemerkt aanpassen, wat bij een controle tegen je kan werken.

Kan ik een btw-aangifte doen vanuit Excel? Je kan de cijfers in Excel berekenen, maar de aangifte zelf dien je in via Intervat. Je moet de bedragen dus overtypen of een XML-bestand opbouwen. Boekhoudsoftware met Intervat-koppeling doet dat rechtstreeks.

Moet ik in 2026 Peppol gebruiken als ik met Excel werk? Voor B2B-facturen aan Belgische btw-plichtigen is e-facturatie via Peppol sinds 1 januari 2026 de regel. Excel kan dat niet zelf. Je hebt een facturatietool of boekhoudsoftware nodig die Peppol ondersteunt. Lees onze uitleg over de Peppol-deadline.

Wat kost boekhoudsoftware voor een zelfstandige? Er zijn gratis instapplannen, en betaalde pakketten voor zelfstandigen starten meestal rond €15 tot €25 per maand. Prijzen wijzigen regelmatig, dus check altijd de actuele tarieven. Onze gids Hoeveel kost boekhouding voor een zelfstandige zet het overzicht op een rij.

Kan mijn accountant met mijn Excel-bestand werken? Soms, maar het kost hem meestal meer tijd, en dat rekent hij door. Veel accountants verkiezen een gestructureerde export of gedeelde toegang tot software. Vraag het dus vooraf, vóór je een jaar in Excel bouwt.