Boekhouding als startende zelfstandige in België: de complete checklist 2026

Je start als zelfstandige. Goed idee. Maar dan komt de administratie. BTW-nummer, KBO, boekhoudprogramma, sociale bijdragen — het voelt overweldigend als je het allemaal tegelijk hoort.

Hier is de stap-voor-stap checklist. Doe het in deze volgorde. Niets vergeten.

Stap 1: Inschrijving in de KBO

Wat: De Kruispuntbank van Ondernemingen. Elke zelfstandige en onderneming in België moet hier ingeschreven zijn.

Hoe: Via een erkend ondernemingsloket (zoals Liantis, Acerta, UCM, Xerius). Je betaalt een eenmalige inschrijvingskost van circa €90.

Wat je krijgt: Een ondernemingsnummer (10 cijfers, begint met 0 of 1). Dit is je identificatienummer voor alles.

Tijdslijn: Doe dit voor je je eerste factuur stuurt. Zonder ondernemingsnummer mag je niet factureren.

Stap 2: Aansluiting bij een sociaalverzekeringsfonds

Wat: Als zelfstandige betaal je sociale bijdragen. Je sluit je aan bij een erkend sociaalverzekeringsfonds.

Keuze: Liantis, Acerta, Xerius, UCM, Zenito, Securex of de Nationale Hulpkas (NSHZ).

Kosten: Sociale bijdragen zijn circa 20-22% van je netto belastbaar inkomen. Als starter betaal je de eerste drie jaar een voorlopig minimumbedrag.

Wanneer: Voor de start van je activiteit.

Stap 3: BTW-nummer aanvragen (als je BTW-plichtig bent)

Ben je BTW-plichtig?

De meeste zelfstandigen zijn BTW-plichtig. Uitzonderingen zijn onder andere artsen, advocaten, leraren en bepaalde vrijgestelde beroepen.

Als je twijfelt: vraag het aan je ondernemingsloket of accountant.

Hoe: Via je ondernemingsloket of rechtstreeks via MyMinfin.

Tijdslijn: Je hebt je BTW-nummer nodig voor je eerste factuur als je BTW-plichtig bent.

Kleine ondernemingsregeling: Verdien je minder dan €25.000/jaar? Je kan kiezen voor de kleine ondernemingsregeling (vrijgesteld van BTW-aangifte). Voordeel: minder administratie. Nadeel: je klanten kunnen geen BTW recupereren, wat hen minder aantrekt.

Stap 4: Een professionele bankrekening openen

Wettelijk verplicht: Als zelfstandige moet je je zakelijke en privé-betalingen scheiden. Een aparte bankrekening is verplicht.

Opties: KBC, Belfius, ING, BNP Paribas Fortis — of goedkopere alternatieven zoals Fintro, Beobank, of neobanks zoals Qonto of Revolut Business.

Kosten: Variëren van gratis (Revolut Business) tot €15-20/maand (traditionele banken).

Tip: Kies een bank die koppelt met je boekhoudprogramma. Accountable kopelt met de meeste grote Belgische banken.

Stap 5: Kies je boekhoudsoftware

Waarom nu al? Je wil vanaf dag één alles bijhouden. Niet na zes maanden. Retroactief invoeren is een nachtmerrie.

Voor starters: Accountable

Accountable heeft een gratis plan dat voldoende is om te starten. Je krijgt:

• Onbeperkte facturen
• Automatische BTW-berekening
• Peppol e-facturatie
• Basisoverzicht van je inkomsten

Gratis. Geen creditcard nodig.

Zodra je groeit en bankintegratie of belastingberekeningen nodig hebt: upgrade naar €12/maand.

Alternatief: Dexxter (€9/maand, geen gratis plan maar eenvoudig en snel)

Stap 6: Stel je factuursjabloon in

Elke factuur in België moet verplicht vermelden:

• Naam en adres van je onderneming
• Ondernemingsnummer (BTW-nummer)
• Naam en adres van de klant
• Datum van de factuur
• Uniek factuurnummer (opvolgend)
• Beschrijving van de geleverde dienst of product
• Bedrag excl. BTW
• BTW-bedrag (of vrijstellingsvermelding)
• Totaalbedrag incl. BTW
• Betalingstermijn en bankrekening

Je boekhoudprogramma genereert dit automatisch. Maar controleer eenmalig dat alles klopt.

Stap 7: Eerste factuur versturen

Je hebt nu:

• Ondernemingsnummer
• BTW-nummer (als van toepassing)
• Bankrekening
• Boekhoudprogramma

Stuur je eerste factuur. Dit klinkt simpel, maar het markeert het begin van je officiële activiteit.

E-facturatie via Peppol: Als je factureert aan andere bedrijven (B2B), activeer dan meteen Peppol in je boekhoudprogramma. Het wordt verplicht — begin er vroeg mee.

Stap 8: Maandelijkse routine opzetten

Vanaf nu: kleine stukjes werk elke maand, niet alles op het einde van het jaar.

Elke maand:

• Facturen invoeren (als je dat niet automatisch doet)
• Uitgaven invoeren of importeren via bankintegratie
• Bonnen scannen en categoriseren

Elk kwartaal (als je kwartaalaangever bent):

• BTW-aangifte indienen (via je boekhoudprogramma of MyMinfin)
• BTW betalen

Jaarlijks:

• Jaarrekening opmaken (verplicht; voor eenmanszaak kan je dit grotendeels zelf)
• Personenbelasting aangifte indienen

Stap 9: Weet wat je mag aftrekken

Als zelfstandige mag je beroepskosten aftrekken van je belastbaar inkomen. Dit verlaagt je belastingen.

Veelvoorkomende aftrekbare kosten:

• Laptop en software (100% als uitsluitend professioneel)
• Telefoon en internet (gedeeltelijk, vaak 75%)
• Autokosten (gedeeltelijk)
• Kantoorkosten
• Professionele verzekeringen
• Boekhoudprogramma (100%)
• Opleiding en cursussen

Bewaar alle bewijsstukken. Een factuur of kassabon per uitgave.

Stap 10: Reserveer voor belastingen

Dit vergeten veel starters. Je betaalt je belasting achteraf — na het jaar. Maar als je goed verdient, kan die rekening hoog oplopen.

Vuistregel: Reserveer 25-35% van je netto-inkomsten voor belastingen en sociale bijdragen.

Accountable berekent automatisch je verwachte belasting op basis van je inkomsten tot nu toe. Gebruik die functie — het voorkomt onaangename verrassingen.

Checklist samengevat

• Inschrijving KBO via ondernemingsloket
• Aansluiting sociaalverzekeringsfonds
• BTW-nummer aangevraagd (als BTW-plichtig)
• Aparte professionele bankrekening geopend
• Boekhoudprogramma gekozen en ingesteld (Accountable gratis)
• Factuursjabloon geconfigureerd
• Eerste factuur verstuurd
• Maandelijkse routine opgezet
• Peppol-facturatie geactiveerd
• Belastingreserve opgebouwd

Veelgestelde vragen

Moet ik verplicht een accountant?

Nee, voor een eenmanszaak niet. Je mag alles zelf doen, inclusief BTW-aangifte en belastingaangifte. Een accountant is wel nuttig voor advies en voor de jaarrekening.

Wanneer moet ik BTW-aangifte doen?

Als kwartaalaangever: voor de 20ste van de maand volgend op het kwartaal (april, juli, oktober, januari). Als maandaangever: maandelijks.

Wat is het verschil tussen hoofdberoep en bijberoep?

Als bijberoeper betaal je lagere minimumbijdragen en je inkomen wordt gecombineerd met je loon als werknemer. De boekhouding is vergelijkbaar, maar de belastingberekening verschilt.

Eén stap tegelijk. Wie het systematisch aanpakt, heeft zijn administratie op orde binnen een week en besteedt er daarna amper 30 minuten per week aan.

Lees ook

• Boekhoudprogramma eenmanszaak België — complete gids
• Boekhoudsoftware België vergelijken (alle 7 tools)
• Peppol e-facturatie verplicht 2026
• Boekhouden zonder accountant België
• BTW-aangifte stap-voor-stap
• Eerste jaar zelfstandige boekhouding België
• Gratis facturatiesoftware België
• Accountable review België 2026